Drive es una herramienta gratuita de Google que te puede facilitar el trabajo, tanto individual como en grupo, ahorrándote tiempo y haciendo mucho más funcionales tus tareas. Con el Drive dispones de una serie de aplicaciones para realizar las mismas actividades que puedes hacer con un Office y cuentas con un importante espacio de almacenamiento, todo ello sin tener que pagar.
Lo mejor es que puedes acceder a todos tus documentos y tareas desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo. Esto quiere decir que no tienes que trasportar tu trabajo en físico, sino que solo con entrar a Internet desde tu cuenta, puedes acceder a todo aquello que tengas almacenado en el Drive.
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Acceder al Drive
Para tener acceso al Drive basta con abrir una cuenta de Google en Gmail. Simplemente debes entrar en la página de Gmail y marcar la opción “Crear cuenta”. Enseguida aparecerá un formulario que debes completar con tus datos personales. Al terminar, se abrirá una ventana con la leyenda “Siguiente paso”. Pulsa sobre ella y saldrá un anuncio de bienvenida a tu nueva cuenta.
Una vez en tu correo de gmail debes hacer clic sobre el icono de prestaciones, situado en la parte superior derecha de tu bandeja de entrada. Dicho icono está compuesto por varios cuadrados pequeños. Pulsa allí y se desplegará un menú con las diferentes aplicaciones a las que tienes acceso. Desde allí, puedes abrir el Drive.
Al ingresar en Google Drive encuentras una interfaz que contiene básicamente tres elementos: Crear, Mi Unidad y Más. La opción de “Crear” te permite acceder a un menú desplegable con el que puedes hacer nuevos documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y carpetas.
En la opción “Mi unidad” irán apareciendo los archivos que crees, así como los que otros compartan contigo. En el link “Más” encontrarás funcionalidades adicionales como la papelera y otros servicios de Google como Noticias, YouTube y Google Maps, entre otros.
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Crear y almacenar archivos
En Google Drive puedes crear, almacenar y compartir archivos. La aplicación te permite subir hasta 30 tipos diferentes de archivos, incluyendo vídeos en alta definición, documentos de Photoshop y de Adobe, entre otros. Algunas de las extensiones que admite son: Docx, Doc, ODT, RTF, PDF, HTML, txt, xlsx, xls, csv, pdf, ppt, jpeg, png, gif, Zip, RAR, SVG y varias más.
Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones funcionan de manera análoga a las que existen en Office. Así, un documento de texto se opera de la misma manera a como se haría en Word; una hoja de cálculo es equivalente a un archivo de Excel; y una presentación funciona de modo similar a la de un Power Point. Las prestaciones son prácticamente las mismas, solo se presentan de una manera ligeramente diferente.
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Compartir archivos
Uno de los atributos más interesantes de Google Drive es que te permite compartir tus archivos con todos los usuarios que desees. Ellos podrán simplemente visualizarlos, pero también estarán en capacidad de hacerles modificaciones si así lo estableces. De este modo, se puede realizar un trabajo en grupo desde distintos ordenadores, de manera simultánea y en el mismo documento.
Los usuarios pueden hacer comentarios en el archivo, bien sea al documento en general o a una parte de este. Al mismo tiempo, se pueden resolver esos comentarios, hacer los cambios correspondientes y darlos por finalizados.
Adicionalmente, en el Drive encuentras otras valiosas utilidades como la de insertar índices para tus documentos, notas de pie de página, enlaces externos e internos, cabeceras, números de página y muchas más.
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