¿Te sucede que con frecuencia llegas a la mitad o final del día y no logras terminar tus tareas importantes? Ser eficiente no es tan sencillo como parece, pero tampoco imposible.
Hoy en día sufrimos interrupciones constantes generadas por herramientas, notificaciones, emails, redes sociales… Incluso podríamos decir que es casi imposible concentrarse en lo que realmente importa o saber si estás dando prioridad al trabajo correcto.
La gestión del tiempo puede ayudarte a recuperar tu tiempo y a prestar atención consciente a tu rutina diaria. En lugar de dejar que tu lista de tareas pendiente te dicte cómo debes usar tu tiempo, puedes usar estrategias de gestión del tiempo para establecer tus prioridades diarias de manera consciente y centrarte en el trabajo más relevante.
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Algunos consejos para lograr realizar tus tareas que mencionó en una entrevista a aprendemas.com la administradora de empresas, Ana Laura Conejo son los siguientes.
1. Inicia tu día temprano
Comenzar el día a buena hora es primordial para lograr terminar todas las actividades y pendientes que se tienen por cumplir y así poner en orden tu agenda y obtener excelentes acciones para mejorar tu rendimiento.
2. Un peldaño a la vez
Según un estudio realizado por la Universidad de Stanford, hacer varias cosas a la vez te hace menos productivo que si te enfocas en una sola tarea a la vez. De hecho, está comprobado que hacer varias cosas reduce no solo la eficiencia, sino también tu coeficiente intelectual, ya que tu cerebro sólo puede realizar una tarea de manera exitosa, por lo que si intentas hacer dos o más cosas al mismo tiempo lo harás más lento y con menor calidad.
3. Organiza tus tareas
Llevar orden siempre dará un buen resultado en cualquier momento, así que lo mejor es que te des a la tarea de comenzar una agenda y/o calendario de actividades que te ayude a organizar todos tus pendientes.
Puedes apoyarte con plumas de colores, stickers de colores, marcadores y demás, con los que te puedes apoyar para marcar la prioridad de cada uno de tus pendientes.
4. Utiliza técnicas de gestión de tiempo
Existe una gran cantidad de técnicas que te pueden ayudar a gestionar mejor el tiempo que son un gran apoyo para programar mejor tu día. Algunas son:
Timeboxing
Es una estrategia efectiva si no estás seguro de cuánto tiempo le dedicas a cada tarea y deseas abordar tu lista de tareas pendientes de una manera más consciente; gracias a que debes dividid las tareas grandes en partes más pequeñas y luego finalizar esas partes en un periodo de tiempo razonable, cada tarea debe tener su propio bloque de tiempo único que no dure más de tres horas.
Time blocking
Es muy similar a la anterior, pero en lugar de programar un tiempo específico para cada tarea individual, lo que harás será separar períodos establecidos de tu calendario para dedicarlo a trabajos relacionados. Esta es una estrategia te permite dedicar más tiempo al trabajo profundo y a trabajar de manera fluida, porque puedes concentrarte sin ser interrumpido.
Método Pomodoro
Te ayuda a abordar el trabajo en periodos cortos y luego tomar descansos entre sesiones de trabajo. Es ideal para fomentar de manera activa los descansos regulares que son buenos para mantener la motivación y beneficiosos para el cerebro. Sólo requieres de un temporizador, una lista de tareas escrita con prioridades.
El principio de Pareto
Esta estrategia te alienta a terminar rápido las tareas sencillas para que puedas sentirte más realizado y motivado cuando vas comenzando tu día. Esta técnica tiene una regla fundamental que es dedicar el 20 por ciento de tu tiempo al 80 por ciento de tu trabajo; por lo que, si puedes finalizar el 80 por ciento de tus tareas relativamente rápido, liberarás tu día de trabajo para abordar el 20 por ciento del trabajo que te tomará el 80 por ciento de tu tiempo.
5. Aprende a decir “NO”
Si eres de las personas que no saben decir que “no”, entonces es muy probable que tengas retrasos en tus actividades todo el tiempo. Así que es importante evitar descuidar tus ocupaciones para atender las de otros. Lo mejor es que te atrevas a decir ‘no’ (“no estoy seguro”, “permíteme revisar mi agenda’ o “en este momento estoy atendiendo esto, pero dame oportunidad de completar mis actividades”, entre otros).