Objetivo
Parece que ha pasado una eternidad desde que el mundo dejo de ser predecible: un mundo en el que cada uno podía tomarse su tiempo para trabajar (haciendo siempre lo mismo), dirigir una compañía o comercializar siempre los mismos productos o servicios. Pero ese tiempo ya pasó y la realidad es bien distinta, y decir que vivimos en un mundo en continuo cambio no es una obviedad. Hay que asumirlo, el mundo y la sociedad en que vivimos ha cambiado para siempre.
Muchas cosas cambian en el día a día, pero todavía hay verdades incuestionables y una de ellas es: La información es poder
Ahora bien, realmente la información es un activo importantísimo tanto para las organizaciones como para las personas, siempre y cuando esta información y sobre todo el documento que la contiene, pueda localizarse.
Y en este mundo en perpetua transformación, el problema es precisamente que hay tal volumen de información que, literalmente, “los arboles no dejan ver el bosque”. Vivimos prácticamente agobiados por la información, además del documento en papel que nos ha acompañado a lo largo del tiempo, al que merece la pena denominar “el tigre de papel” por las veces que nos ataca, hay que añadir, ahora, los documentos digitales, multimedia, correos electrónicos y .. todo lo que vendrá.
Sin embargo, la gestión de la información y el archivo se considera un asunto menor al que ni las organizaciones ni la alta dirección prestan la suficiente atención y en el que no están dispuestos a hacer inversión alguna, a pesar de considerar la información como uno de los principales activos a proteger.
Pero tanto las personas como las organizaciones deben disponer de un buen sistema para la gestión de la información y de eso precisamente trata este curso: la gestión de la información y, sobre todo, la organización lógica y rigurosa de los archivos que la contienen. Para que esto se haga realidad, es necesario considerar el archivo, ya sea físico o digital o se trate de una simbiosis de ambos, como el contenedor del principal activo de toda organización eficiente: la información relevante.
En este curso, Gestión Documental Digital en la Nube, se ofrecen ideas sobre cómo organizar y mantener la información en este mundo cambiante; ideas que no son nuevas en muchos casos porque se sostienen por el peso de la lógica y la experiencia; con un lenguaje sencillo, se trata ilustrar con imágenes y ejemplos aparentemente simplistas, aunque retratan la realidad del día a día de las empresas de este país.
Estas ideas le ayudarán en la gestión de la información de su empresa y si ya se utilizan estos sistemas de archivo, poder confirmar que no ha surgido nada nuevo en el mercado
Contenido
?UD 01 – Gestión de la Información
Concepto
Valor de la información
Gestión de la información
Formatos y soportes
Tipos de documento
Resúmen
UD 02 – El Archivo y los Tipos de Archivo
¿Qué son los archivos?
Clasificación de los tipos de archivo
Tipo de archivo por el nivel de actividad
Tipos de archivo clasificados por nivel de edad y grado de actividad
La oficina sin papeles
Resúmen
UD 03 – Técnicas de Archivo
Aspectos relativos a la organización del archivo
Ciclo de vida de un archivo
Resúmen
UD 04 – Clasificación de la Información
¿Qué es clasificar?
Sistemas de clasificación
Resúmen
UD 05 – Compartir y Recuperar la Información
Registro de la información
Índice o inventario del archivo
Manual de archivo o gestión documental
Resúmen
UD 06 -Control, Seguimiento y Conservación de Documentos Digitales
Uso de las tecnologías de la información: el camino hacia la oficina sin papeles
Almacenar información en la nube
Migrar a %u201Cla nube%u201D: ventajas y desventajas
Organización de archivos informáticos
Resúmen
UD 07 – Las Fuentes de Información
¿A qué se refieren cuando hablan de fuentes?
Clasificación de las fuentes de información
Estrategias de búsqueda
Fuentes de información en la red de redes
Teléfonos inteligentes y tablets como generadores de información
Resúmen
UD 08 – La Ley de Protección de Datos de Carácter Personal
Qué es un dato de carácter personal
Ficheros de datos personales
Tratamiento de datos
Responsable del fichero y del tratamiento
Resúmen
UD 09 – Seguridad en la Información
Protección de la información
Seguridad Física
Copia de respaldo (back-up)
Resúmen
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