Escribir un email es un arte, y más si lo haces en una lengua que no es la tuya. Cada idioma tiene sus propios códigos y el inglés no es una excepción. Si quieres que tu correo electrónico en inglés no termine en la papelera, estas son las claves que debes tener en cuenta.
Empieza de forma adecuada
Recibimos decenas de emails cada día y dependiendo del asunto a tratar y del receptor, todavía más. La fórmula tradicional es comenzar con un “Dear” seguido del nombre del destinatario.
Otros formatos como “Hi” o “Hello” pueden resultar demasiado coloquiales.
Cuida la introducción
Entre las fórmulas más elegidas para comenzar un email se encuentran expresiones como “I hope you’re doing well”, “I hope this finds you in good health”, “I hope you’re having a great week” o “I trust you are well”.
En realidad no tiene nada de malo, sólo que están tan utilizadas que han perdido parte de su sentido. Si tenemos en cuenta que esta introducción determinará si la persona termina o no leyendo el correo, mejor cuidarla. Desde Grammarly ofrecen cinco interesantes consejos.
El primero es no poner nada en absoluto, saltarse cualquier fórmula e ir directamente al grano. Según un estudio de la app de emailing Boomerang, los emails con entre 75 y 100 palabras son los que reciben mejores respuestas. N desperdicies caracteres con palabras vacías.
La segunda alternativa pasa por poner algo personal. Si te diriges a una persona en busca de una colaboración puedes hablarle sobre uno de sus logros profesionales. Así será más fácil captar su atención. Puedes referirte al último artículo suyo que has leído o a cualquier otra cuestión.
En tercer lugar, empieza con una declaración de intenciones: “I know you’re swamped, so I’ll be brief”. Estar ocupado tiende a ser sinónimo de importancia y a tu interlocutor le encantará saber que vas a ir al grano con tu email. Después sólo resta que cumplas con lo prometido.
En cuarto lugar, se puede empezar creando una conexión, algo muy útil para emails “en frío”. Un simple “We met at…” romperá el hielo.
Por último, siempre quedará el recurso de la clásica conversación de ascensor con una frase como: “How are things in New York? I hope you’re keeping cool during the heat wave” o “Hope your summer’s off to a great start. Is it vacation time yet?” que no va a aportar gran cosa, pero que puede servir como punto de introducción.
Desarrolla tu idea
Tras la introducción llega la parte central del email, en la que exponer de forma clara y, a poder ser concisa, el motivo del email. Para hacerlo nada como una frase que así lo índice. “I am writing to enquire about …”. “I am writing I order to…” o “I am writing in reference to …” son formulas clásicas que siempre funciona.
Recuerda que la mayoría de personas leen los emails en diagonal y por encima, así que es preferible usar frases cortas.
Acierta con el cierre
Por último, antes de terminar el email es importante dar las gracias a tu lector una vez. Estas fórmulas te ayudarán a conseguirlo: “Thank you for your patience and cooperation” or “Thank you for your consideration”.
Puedes completarlas con una invitación a mantener el contacto como: “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” o “I look forward to hearing from you”.
Termina cerrando el email con una de las siguientes fórmulas: “Best regards”, “Sincerely”, o “Thank you”. Evita expresiones menos formales como “Best wishes” o “Cheers”.
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