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Protocolo y gestión de eventos en Barcelona

Rambla Instituto, s.l.

Programa de Protocolo y gestión de eventos

Rambla Instituto, s.l.
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Impartido en: Barcelona

Descripción

Presentacion

Este curso te prepara para organizar cualquier tipo de evento empresarial, social, comercial&hellip, Podrás regular y organizar de manera profesional los diferentes componentes que hacen de un evento un éxito.

Estarás capacitado para utilizar el protocolo debido con las diferentes empresas que intervienen en el acontecimiento y con las personas o personalidades que acudan a el.

Podrás desarrollarte profesionalmente como director de protocolo, relaciones institucionales, relaciones externas, de producción de eventos de gabinete, asesor de protocolo y organización de congresos.

Temario

Programa



Tema_ 1. Gestión de eventos:



Eventos y protocolo:



El concepto de protocolo

Clases de protocolo

Descripción de las razones y aplicaciones más habituales del protocolo en diferentes eventos.

Aplicación de las técnicas de protocolo más habituales

Aplicación de las técnicas más habituales de presentación personal.

El protocolo aplicado a la restauración.

Planificación, organización. Turismo de reuniones y demanda de servicios especializados:



El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica, situación y tendencias, el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano.

Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda.

Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos.

Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos.

Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución.

Especialización de destinos en turismo de reuniones, nacionales e internacionales:



Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria.

Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional.

Evento-Tipología y mercado:



Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros.

El concepto de evento.

El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes.

La gestión de eventos como función emisora y como función receptora.

Fases del proyecto de un evento:

Proyecto, planificación, presupuesto y organización de un evento:



Fuentes y medios de acceso a la información.

Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios.

Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables.

Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones.

Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones.

Programación de la logística y de los recursos humanos.

Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos.

Gestión de espacios comerciales y de patrocinios.

Presidencias honoríficas y participación de personalidades.

Confección de cronogramas.

Previsión de situaciones emergentes, planes de contingencia, planes de seguridad.

Presupuestación del evento

Servicios para la organización de eventos:



Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas.

Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones.

Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita.

Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos.

Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones.

Secretaría técnica y secretaría científica.

Servicios de animación cultural y producción de espectáculos.

Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos:

Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales.

Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos.

Otros servicios requeridos en los eventos:

Aplicaciones informáticas específicas:



Tipos y comparación.

Programas a medida y oferta estándar del mercado.

Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line.

Proyecto y organización del evento:



La organización del evento: Definición de funciones y tareas.

Comités y secretarías: funciones y coordinación.

Gestión de colaboraciones y patrocinios.

Soportes y medios para ofrecer información del evento.

Difusión del evento y captación de participantes.

Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos.

Funciones y responsabilidades.

Procedimientos e instrucciones de trabajo.

Dirección y control:



Control de inscripciones.

Control de cobros.

Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos.

Protección de datos personales.

Documentación del evento.

Procesos administrativos y contables.

Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones.

Coordinación.

Evaluación de servicios y suministros.

Formalización de contratos. Documentación.

Supervisión y control del desarrollo del evento.

Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes.

Documentos de control del evento:

El informe final del evento.

Balances económicos.

Tema_3 Comercialización



Comercialización:



La oferta de los destinos especializados.

Vías y fórmulas de comercialización.

La oferta de los organizadores de eventos. Marca corporativa e imagen.

Público objetivo.

Canales de distribución. Soportes. Estrategias de distribución.

Técnicas y estrategias de fidelización.

Acciones y soportes promocionales.

La oferta específica: características y presentación.

Fuentes de información sobre eventos.

Técnicas de venta, negociación y atención al cliente:



La comunicación interpersonal. Procesos. Barreras. Saber escuchar y preguntar. La comunicación no-verbal. La comunicación telefónica.

Necesidades humanas y motivación. El proceso decisorio. Las expectativas de los clientes.

Tipología de clientes.

La atención al cliente. Actitud positiva y actitud pro-activa. La empatía. Los esfuerzos discrecionales.

Los procesos de ventas. Fases de la venta y técnicas aplicables. La venta telefónica.

La negociación. Elementos básicos. La planificación de la negociación. Estrategias y técnicas.

Tratamiento de reclamaciones, quejas y situaciones conflictivas. Procedimientos. Normativa.

Normas deontológicas, de conducta y de imagen personal.
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