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Pérdidas millonarias en las empresas por errores con las hojas de cálculo

Saltan las alarmas sobre las hojas de cálculo. Prestigiosas empresas de servicios profesionales afirman que existen, en el 90% de ellas, infinidad de errores que pueden llegar a costarle a la empresa importantes sumas de dinero.

Publicado en Histórico Noticias
Foto de Pérdidas millonarias en las empresas por errores con las hojas de cálculo

Una combinación de calculadora, lápiz y papel, así son las hojas de cálculo. Nacieron a finales de los 70 como una necesidad de organización y se han convertido hoy en día en una de las herramientas más utilizadas por las empresas. Pese a ello, varias consultoras afirman que se encuentran plagadas de errores básicos como la introducción y situación incorrecta de datos de entrada, las definiciones y especificaciones erróneas en los conceptos, o las equívocas transformaciones automáticas.


 


Un informe realizado por PricewaterhouseCoopers a mediados de 2004 así lo indica. El documento verifica la importancia de las hojas de cálculo como “parte integral de los procesos de toma de decisiones de las compañías” y revela que hasta el 90% de estas “hojas electrónicas” contienen errores. Asimismo, otro estudio de similares características elaborado por la consultora internacional KPMG eleva la cifra hasta el 95%. La consecuencia más escalofriante es que puede llegar a costar a las empresas entre 10.000 y 100.000 dólares mensuales por cada decisión que lleven a cabo a partir de la introducción incorrecta de datos.


 


El informe de “Price” da a conocer también algunos de los ejemplos más destacados al respecto. “Una compañía de servicios atribuyó 24 millones de dólares a las ganancias debido a un error en una hoja de cálculo, por un corta y pega” que le obligó a pagar una cantidad considerablemente mayor de la deseada. En otro caso, fue una importante institución financiera que tuvo que pagar 1.000 millones de dólares por uno de esos errores.


 


Al respecto, Philip Howard –director de investigación de la empresa Bloor Research- advirtió, en un artículo publicado en The Register en el mes de abril, que el uso incorrecto o inapropiado de las hojas de cálculo, en el que además no exista suficiente control, puede llegar a ser una de las mayores amenazas para el negocio. El documento añade que la causa de esta situación viene dada porque las empresas no son conscientes de la importancia que tienen las hojas de cálculo para las entidades; si fuera al contrario, entonces deberían estar sujetas a procesos de control de calidad para cerciorar su exactitud.


 


Hay soluciones


 


Los programas de hojas de cálculo, como Excel o Lotus 1-2-3, suelen incorporar muchas herramientas y trucos que ayudan a garantizar la exactitud de los datos insertados. Howard, en su artículo, se pregunta cuánta gente conoce estos instrumentos de ayuda y cuántos los utilizan. Propone, además, una posible solución: “La reducción en la complejidad debería reducir automáticamente el porcentaje de errores, por lo tanto hay que tratar las hojas de cálculo como una fuente de recursos de la compañía y aplicar las herramientas que simplifiquen el entorno de las mismas”.


 


 


Más información:


Artículo de Philip Howard publicado en The Register


PricewaterhouseCoopers


KPMG


Bloor Research


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