El e-mail, un arma de doble filo

Un estudio de la consultora Domeus refleja que un 74% de los trabajadores con correo electrónico en su puesto laboral utilizan este sistema para enviar y recibir correos privados. Además, el desorden en la bandeja de entrada se traduce en una pérdida de tiempo importante para el trabajador o incluso pérdida de información importante. Randstad ofrece una serie de consejos para gestionar mejor nuestra cuenta de e-mail.

Un estudio de la consultora Domeus refleja que como un 74% de los trabajadores con correo electrónico en su puesto de trabajo utilizan este sistema para enviar y recibir correos privados. La navegación por páginas web también supone una pérdida importante de horas de trabajo. Además, otro de los problemas que se deriva del mal uso del mail supone situaciones de estrés entre los trabajadores y falta de filtro en la información, por este motivo la empresa holandesa Randstad ofrece una serie de consejos para mantener al día la bandeja de entrada:


 



  1. No comprobar el correo cada pocos minutos. Si no se mira constantemente si han entrado nuevos mensajes, serás mucho más eficaz y estarás más centrado en el trabajo que desarrollas. Con este objetivo, desconecta el aviso automático de entrada de nuevos mensajes.

 



  1. Utiliza las carpetas. La mayoría de los programas de e-mail permiten crear carpetas y subcarpetas para clasificar el correo. Esto, por norma general, hace que encontrar los mensajes que buscas sea después mucho más sencillo.

 



  1. Contesta a unas horas específicas. Es una buena práctica hacer seguidas las cosas similares. Al igual que para leer los mensajes, reserva momentos específicos de manera sistemática en la planificación del día para contestarlos, y así emplearás menos tiempo en esta tarea y ganarás en eficacia. Para ello, márcate intervalos de unas dos horas para ir respondiendo a los mensajes.

 



  1. Haz plantillas. Si tu programa de correo electrónico permite elaborar plantillas, aprovéchalo. Con esto te ahorrarás mucho tiempo para aquellas respuestas que requieren la misma información o similar de forma habitual.

 



  1. Cortar, copiar y pegar. Unas de las herramientas más poderosas y sencillas de usar que ofrecen los sistemas operativos actuales son las relacionadas con la edición no lineal, lo que se traduce en cortar texto o datos y pegarlos en una parte u otra de un documento u otro, jugando con los datos sin riesgo de tener que elaborar todo de nuevo o perder la información, ahorrando así tiempo de mecanografía.

 



  1. Marca con una bandera los mensajes que son asuntos pendientes. Aunque en ocasiones te parezca que la cantidad de mensajes marcados con banderas te supera, ésta es una de las maneras más prácticas para seguir la pista de los mensajes que requieren mayor atención pero que no pueden ser atendidos en el momento. Hay programas de correo electrónico que permiten además incluir un recordatorio con la descripción de la acción y el tiempo y la fecha para ejecutarla.

 



  1. Establece reglas. Muchos programas de e-mail permiten clasificar automáticamente el correo electrónico según entra. Esto es posible gracias a una serie de criterios que establece el usuario del programa, basados en el contenido, la dirección de correo electrónico del remitente, la dirección a la cual es enviado, etc. Entre las reglas que puedes establecer está la codificación de los mensajes por colores o su envío a una carpeta determinada, incluyendo la de elementos eliminados.

 



  1. Elimina a discreción. No hay nada que deje más limpia y libre tu bandeja de entrada que suprimir el correo electrónico que no necesitas.

 



  1. Examina y organiza también tu carpeta de elementos enviados. Muchas personas guardan en esta carpeta todos los mensajes que han enviado durante meses o años, cuando una parte importante de estos e-mails no necesitan ser archivados ni implican ninguna acción. De los mensajes enviados de los que necesites guardar una copia, hazlo por receptor o por fecha de envío.

 



  1. Personaliza tu programa. La mayoría de las personas explotan sólo entre el 20% y el 30% de las posibilidades que ofrecen los programas de e-mail. Sólo con elevar este porcentaje al 50% te sorprenderás del incremento de tu eficacia. Si inviertes algo de tiempo en aprender cómo funcionan estas herramientas y en personalizar el programa para que funcione de la manera que te sea más útil conseguirás mayores mejoras y ventajas.

 



 


 


Más información:


 



Randstad


 


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